Met behulp van onze scan & herken oplossing naar UNIT4 scant u uw papieren documenten direct in uw UNIT4 Document Manager omgeving. U scant de documenten op uw multifunctionele printer en deze worden direct met de juiste informatie opgenomen in het Dossier van bijvoorbeeld uw relaties, leveranciers, medewerkers of één van de andere beschikbare bestemmingen die ondersteund worden door onze UNIT4 scanconnector.

Via een directe verbinding worden documenten rechtstreeks verwerkt binnen de UNIT4 database. Ook wijzigingen die aan de zijde van UNIT4 worden gemaakt zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een relatie, zijn direct zichtbaar op uw multifunctionele printer. Offertes, opdrachtbevestigingen, contracten, jaarrekeningen, rapportages en alle andere documenten kunnen direct in het digitale dossier worden geplaatst. En met de vooraf ingestelde keuzemogelijkheden voegt u eenvoudig extra informatie toe aan de gescande documenten. Hierdoor hebt u direct alle gegevens digitaal beschikbaar in UNIT4.

Alle gescande documenten worden hierbij middels OCR techniek standaard op tekst doorzoekbaar gemaakt en tevens opgeslagen als PDF/A bestand t.b.v. lange termijn digitale opslag en archivering. Door de gescande documenten van OCR te voorzien kunt u de documenten weer snel en eenvoudig op tekst/inhoud terugvinden.